Política de Tratamiento
de Datos Personales

1 Responsable y roles de tratamiento

Para los tratamientos respecto de los cuales Habitatips determina directamente las finalidades y los medios esenciales —por ejemplo, operación de cuentas propias de la plataforma, autenticación, seguridad, soporte, comunicaciones propias, formularios del sitio y cumplimiento legal— Habitatips actúa como Responsable del Tratamiento.

Respecto de determinados datos administrados por una comunidad sobre sus residentes, reportes o procesos internos, la comunidad o cliente puede actuar como Responsable del Tratamiento cuando decide las finalidades y medios esenciales. En esos casos, Habitatips puede actuar como Encargado del Tratamiento, procesando los datos por cuenta de la comunidad y dentro del alcance autorizado.

Canal de privacidad: legal@habitatips.com
Sitio web: habitatips.com

2 Alcance de la política

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado mediante habitatips.com, la aplicación Habitatips, sus áreas autenticadas, páginas de acceso de comunidades, PWA, formularios públicos, sistemas de notificaciones, paneles administrativos y demás servicios digitales relacionados.

Se aplica a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, acceso, consulta, actualización, transmisión, transferencia, conservación, anonimización y supresión de datos personales cuando corresponda.

3 Titulares a quienes aplica

4 Datos personales que podemos tratar

👤 Identificación y cuenta

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico y número de teléfono.
• Tipo y número de documento cuando el flujo de validación correspondiente lo requiera.
• Tipo de usuario, estado de cuenta e identificadores internos.

🏘️ Información residencial y comunitaria

• Comunidad asociada.
• Torre, bloque, edificio, apartamento, casa o unidad residencial cuando corresponda.
• Información necesaria para acreditar o validar la relación con una comunidad.
• Estado de solicitud, aprobación, suspensión, reactivación o eliminación.

📝 Reportes y contenido aportado

• Reportes, descripciones, categorías, prioridades, estados y seguimiento.
• Comentarios, solicitudes y comunicaciones enviadas dentro de la plataforma.
• Fotografías, imágenes o archivos que el usuario decida aportar.
• Fotografía de perfil cuando el usuario la cargue.

🔐 Autenticación y seguridad

• Contraseñas protegidas mediante mecanismos de hash; Habitatips no está diseñado para conservar contraseñas en texto legible.
• Tokens y registros de sesión, recuperación de contraseña y protección CSRF.
• Fechas de creación, expiración, uso o revocación de sesiones y tokens.
• Registros técnicos y de seguridad necesarios para prevenir abuso, investigar incidentes y operar el servicio.

📱 Dispositivo y notificaciones

• Tokens técnicos de Firebase Cloud Messaging (FCM) cuando se habilitan notificaciones push.
• Datos técnicos necesarios para registrar, administrar o revocar la entrega de notificaciones.

🌐 Información técnica y formularios

• Dirección IP, fecha y hora, registros de solicitud, navegador, dispositivo o sistema operativo cuando estos datos sean generados o registrados por la infraestructura utilizada.
• Nombre, correo, teléfono, país, ciudad, comunidad y contenido de la solicitud cuando la persona los envíe mediante un formulario público, según el formulario utilizado.

5 Fuentes de los datos personales

• Directamente del titular, durante registro, perfil, reportes, formularios, cargas de imágenes, solicitudes o comunicaciones.
• De la comunidad o su administración, cuando resulte necesario para validar o gestionar legítimamente el acceso o la relación comunitaria.
• Automáticamente durante el uso, mediante sesiones, cookies necesarias, tokens push y registros técnicos requeridos para operar y proteger el servicio.
• De proveedores tecnológicos, cuando sea necesario para confirmar o gestionar correo, notificaciones, imágenes, formularios u otros procesos técnicos.

6 Finalidades del tratamiento

• Recibir y evaluar solicitudes de acceso.
• Crear, validar, activar, administrar, suspender, reactivar o eliminar cuentas según corresponda.
• Asociar a residentes y administradores con la comunidad autorizada que les corresponde.
• Autenticar usuarios, mantener sesiones y gestionar recuperación de contraseña.
• Permitir el uso de perfiles y funciones privadas.
• Recibir, clasificar, consultar, actualizar y gestionar reportes.
• Facilitar comunicaciones entre la comunidad y sus usuarios autorizados.
• Enviar avisos, novedades, comunicaciones transaccionales y notificaciones push.
• Gestionar fotografías de perfil, evidencias e imágenes relacionadas con funciones de Habitatips.
• Responder consultas, soporte, PQR, solicitudes de privacidad y reportes de seguridad.
• Gestionar solicitudes comerciales o de registro de comunidades iniciadas por el interesado.
• Prevenir fraude, abuso, acceso no autorizado y otros riesgos de seguridad.
• Diagnosticar errores, mantener la plataforma y mejorar su estabilidad y funcionamiento.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos válidos de autoridades competentes.
• Establecer, ejercer o defender derechos y reclamaciones cuando resulte necesario.

Los datos no deberán utilizarse para finalidades materialmente incompatibles con aquellas informadas al titular sin cumplir los requisitos adicionales de información, autorización o base jurídica que correspondan.

7 Autorización y bases jurídicas

Cuando la legislación colombiana exija autorización, Habitatips o el Responsable correspondiente procurará obtenerla de forma previa, expresa e informada mediante mecanismos físicos, electrónicos o tecnológicos que permitan su consulta posterior.

La autorización deberá informar las finalidades relevantes del tratamiento y los derechos del titular. Habitatips podrá conservar evidencia de la autorización cuando sea necesario acreditar su existencia.

No se requerirá autorización en los eventos exceptuados por la Ley 1581 de 2012, sin que ello elimine la obligación de cumplir los demás principios y deberes de protección de datos.

8 Datos sensibles

Habitatips busca evitar la recopilación de datos sensibles que no sean necesarios. La Ley 1581 de 2012 reconoce como sensibles, entre otros, datos que puedan afectar la intimidad o generar discriminación, incluyendo información sobre salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, origen racial o étnico, afiliación sindical y datos biométricos.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos sensibles, se aplicarán las condiciones y excepciones previstas por la legislación. El titular será informado del carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles cuando corresponda.

9 Datos de niños, niñas y adolescentes

Habitatips no está dirigido específicamente a niños y no busca recopilar deliberadamente sus datos personales sin las garantías aplicables.

Cuando una situación involucre datos de menores de edad, se aplicarán las reglas especiales de la normativa colombiana, la prevalencia de sus derechos y el interés superior del menor. Los usuarios deben evitar incorporar datos de menores en reportes o imágenes cuando no sean necesarios.

10 Comunidades y control de acceso

La arquitectura actual de Habitatips vincula al residente con una única comunidad y al administrador de comunidad con la comunidad que tiene asignada.

Los administradores autorizados pueden acceder a los datos necesarios para validar residentes, gestionar cuentas, atender reportes y operar las funciones habilitadas para su comunidad.

Habitatips aplica controles destinados a impedir que una relación con una comunidad permita acceso indiscriminado a información privada perteneciente a otra comunidad.

11 Reportes y contenido aportado por usuarios

Los reportes pueden contener descripciones, fotografías, ubicaciones escritas por el usuario, referencias a terceros u otros datos personales. La información se utilizará para gestionar el asunto reportado y las funciones relacionadas.

Dependiendo de la función y configuración de la comunidad, determinada información de un reporte puede ser visible para administradores o usuarios autorizados de la misma comunidad.

Los usuarios deben evitar incorporar datos sensibles, documentos de identidad completos, información financiera, contraseñas o datos de terceros que no sean necesarios para la finalidad del reporte.

12 Fotografías, imágenes y archivos

Habitatips utiliza Cloudflare Images para determinados flujos de fotografías e imágenes. Estas pueden incluir fotografías de perfil, imágenes de reportes y evidencias relacionadas con funciones de la plataforma.

La arquitectura documentada permite cargas directas al proveedor y mantiene relaciones de propiedad mediante identificadores del actor, comunidad y contexto correspondiente.

No todas las imágenes tienen necesariamente el mismo nivel de visibilidad. El acceso depende de la función, permisos y configuración utilizados.

13 Comunicaciones, correo y notificaciones

Habitatips puede enviar correos transaccionales y operativos relacionados con registro, aprobación, recuperación de contraseña, cambios de cuenta, soporte, seguridad u otras funciones de la plataforma.

Cuando el usuario habilita notificaciones push, Habitatips puede registrar un token técnico de dispositivo y utilizar Google Firebase / Firebase Cloud Messaging (FCM) para entregar la notificación.

Las comunicaciones comerciales se enviarán conforme a la autorización y a las reglas aplicables; las comunicaciones estrictamente necesarias para prestar el servicio o proteger una cuenta pueden tener una naturaleza distinta de las comunicaciones promocionales.

14 Formularios públicos y contacto comercial

Los formularios públicos pueden solicitar datos como nombre, correo electrónico, teléfono, país, ciudad, comunidad u otra información necesaria para atender la solicitud.

Determinados formularios pueden utilizar Web3Forms u otros servicios técnicos para procesar el envío y mecanismos antiabuso o CAPTCHA cuando estén configurados.

La información recibida se utilizará para responder la solicitud, prestar soporte, evaluar un registro de comunidad o realizar el contacto solicitado por el interesado.

15 Proveedores, encargados y terceros

Habitatips utiliza proveedores tecnológicos para determinadas funciones. Según la configuración actualmente documentada, pueden intervenir:

Cuando un tercero actúe como Encargado, el tratamiento deberá limitarse a las instrucciones y finalidades autorizadas, aplicando obligaciones de seguridad y confidencialidad que correspondan.

También podrá suministrarse información a autoridades o terceros cuando exista una obligación legal, orden válida, autorización del titular u otra base jurídica aplicable.

Habitatips no vende datos personales a terceros a cambio de dinero.

16 Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores de Habitatips pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia o utilizar infraestructura internacional.

Existe transmisión cuando un tercero trata datos por cuenta del Responsable, y puede existir transferencia cuando la información se entrega a otro Responsable que decide sobre su tratamiento. Habitatips aplicará las reglas, contratos, autorizaciones, excepciones y salvaguardas exigibles según la naturaleza de cada operación.

17 Seguridad de la información

Habitatips aplica medidas razonables destinadas a proteger datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, divulgación o modificación no autorizada o fraudulenta.

• HTTPS/TLS para proteger información en tránsito.
• Autenticación nativa para residentes y administradores de comunidad.
• Contraseñas protegidas mediante hash.
• Tokens de sesión y CSRF almacenados mediante hash en la arquitectura nativa.
• Expiración y revocación de sesiones.
• Controles de autorización vinculados al actor y a su comunidad.
• Copias de respaldo y medidas de continuidad proporcionadas por la infraestructura.
• Controles sobre cargas y relaciones de propiedad de imágenes.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.

18 Cookies y tecnologías similares

Habitatips utiliza cookies estrictamente necesarias para autenticación, sesión y protección de solicitudes. La información específica sobre las cookies verificadas, duración, finalidad y controles está disponible en la Política de Cookies.

Actualmente no declaramos cookies de publicidad o remarketing como activas. Si se incorporan tecnologías no esenciales, se actualizarán los mecanismos de información y consentimiento cuando corresponda.

19 Conservación de datos personales

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron tratados, mantener una cuenta o relación activa, atender obligaciones legales o contractuales, gestionar reclamaciones y proteger la seguridad de Habitatips.

Cuando la finalidad termine y no exista una obligación o base válida para conservar la información, esta deberá eliminarse, anonimizarse o dejar de ser identificable según resulte técnica y legalmente apropiado.

Determinada información puede permanecer temporalmente en copias de respaldo hasta su sobrescritura o eliminación de acuerdo con el ciclo aplicable.

20 Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos y conjuntos de información utilizados por Habitatips tendrán una vigencia asociada a las finalidades legítimas para las cuales fueron creados y al período durante el cual Habitatips, las comunidades o los Responsables correspondientes necesiten tratar la información.

La terminación de una relación o cuenta no obliga a eliminar inmediatamente todos los registros cuando exista un deber legal, contractual, probatorio, de seguridad o una excepción legítima que permita conservar información durante un período adicional.

21 Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, los titulares pueden, entre otros:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible.
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar supresión de datos cuando legalmente proceda.
• Revocar la autorización cuando resulte procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos previstos por la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el requisito de procedibilidad cuando corresponda.

22 Procedimiento para consultas

El titular o su causahabiente puede formular una consulta mediante legal@habitatips.com. La solicitud debe contener información suficiente para identificar al titular y determinar la información consultada.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Habitatips podrá realizar verificaciones razonables de identidad o representación antes de revelar información personal.

23 Procedimiento para reclamos

El reclamo deberá identificar al titular, describir los hechos que lo originan, indicar un medio de contacto o notificación y acompañar los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información solicitada, se entenderá que el reclamante ha desistido.

Una vez recibido el reclamo completo, se gestionará la anotación de “reclamo en trámite” cuando corresponda legalmente y se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa. Si no fuera posible responder dentro de dicho término, se informará la causa y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si quien recibe un reclamo no es competente para resolverlo, se trasladará a quien corresponda en el término legal aplicable y se informará al interesado.

24 Supresión, revocatoria y eliminación de cuenta

El titular puede solicitar la supresión de datos personales o la revocatoria de su autorización cuando legalmente proceda. Estos derechos no son absolutos cuando una norma, obligación contractual, interés jurídico o excepción válida exige o permite conservar determinada información.

La eliminación de una cuenta y la supresión de información se gestionan conforme al contexto del usuario, las obligaciones aplicables, los derechos de terceros y las condiciones técnicas de respaldos y proveedores.

25 Área responsable de privacidad y canal de atención

La función de Privacidad y Protección de Datos de Habitatips es el área funcional encargada de recibir y tramitar las solicitudes de los titulares relacionadas con el ejercicio de sus derechos, sin perjuicio de que una comunidad deba atender directamente una solicitud cuando actúe como Responsable del tratamiento correspondiente.

Para facilitar la atención, la solicitud debe indicar nombre del titular, correo asociado cuando exista una cuenta, comunidad relacionada cuando corresponda, descripción clara de la petición y un medio para recibir respuesta.

26 Autoridad de protección de datos en Colombia

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la autoridad competente en protección de datos personales, ejerce funciones de vigilancia relacionadas con el régimen general colombiano.

El titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado cuando así lo exige el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

27 Relación con otras políticas

Esta política debe leerse junto con los demás documentos legales y de privacidad de Habitatips:

• Política de Privacidad.
• Política de Cookies.
• Política de Seguridad de la Información.
• Aviso de Privacidad.
• Eliminación de Cuenta y Datos.
• Términos y Condiciones.

28 Cambios sustanciales a esta política

Habitatips podrá actualizar esta política debido a cambios legales, tecnológicos, operativos, de proveedores, finalidades, categorías de datos o funcionalidades.

Los cambios sustanciales relativos a la identificación del Responsable o a las finalidades del tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización serán comunicados a los titulares de forma eficiente antes de su implementación y se solicitará una nueva autorización cuando resulte exigible.

29 Vigencia

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor en la fecha indicada a continuación y permanecerá disponible mientras resulte aplicable al tratamiento realizado por Habitatips.

Vigente desde el 11 de septiembre de 2026

Última actualización: 11 de septiembre de 2026 · Versión 2.0